Doen we de dingen goed? OF doen we de goede dingen? Twee vragen die sterk op elkaar lijken, maar die wel degelijk twee verschillende betekenissen hebben. Organisaties die evalueren stellen vaak de eerste vraag: Doen we de dingen goed? Er wordt dan kritisch gekeken naar de huidige activiteiten om ze in de toekomst te verbeteren. Dit is zinvol als je een kwaliteitsslag wil maken in je project. Maar wil je weten of je je doelen daadwerkelijk bereikt? Dan moet je de tweede vraag stellen: Doen we de goede dingen? Je wilt dan weten of de projecten en activiteiten bijdragen aan de geformuleerde doelen, niet of het losstaande project goed wordt uitgevoerd.
Om erachter te komen of je de goede dingen doet is het in de eerste plaats belangrijk om de doelen helder voor ogen te hebben. Is van tevoren het doel niet helder, dan weet je niet of je op de goede weg zit met de bereikte resultaten.
Vervolgens vertaal je deze doelen naar meetbare indicatoren (vergeet daarbij niet dat alles meetbaar is). Je kijkt vervolgens welke activiteit in welke mate bijdraagt aan je doelbereik. Zo krijg je inzicht in of je de goede dingen doet. Als je daarnaast verkent welke opties er nog meer zijn om je doelen te bereiken, krijg je inzicht in alternatieven en kun je kritisch kijken naar de mix van activiteiten die er zijn om je doel te bereiken.
De mysterie shopper is iedereen bekend: iemand die met een opdracht gaat winkelen of producten retourneren om te kijken hoe de ervaring is voor de klant en hoe medewerkers omgaan met klanten. Een variatie hierop is de mysterie bezoeker: iemand die zich voordoet als een alledaagse bezoeker en zo de gehele consumentenervaring registreert. Je kunt de mysterie bezoeker hierbij een extra opdracht meegeven, bijvoorbeeld een klacht. De mysteriebezoeker vult na afloop van het bezoek een vragenlijst in met criteria.
Je kiest voor een mysterie bezoeker als klantgerichtheid, de faciliteiten van je organisatie of commerciële vaardigheden van medewerkers wilt analyseren. Het doel is om op basis van de klantervaring te evalueren en waar mogelijk te verbeteren.
Een mysterie bezoeker kan verder gaan in het geven van zijn/haar ervaring en geeft geen sociaal wenselijke antwoorden. Bij echte bezoekers heb je wel het risico op sociaal wenselijke antwoorden. Een ander voordeel is dat je je bezoekers niet belast. Je bent dan ook niet afhankelijk van respondenten.
Eén van onze meest gelezen blogs gaat over de vragen die je moet stellen bij een procesevaluatie. Zo’n evaluatie is gericht op de manier waarop je werkt en samen (hebt) gewerkt. Maar bij de start van het project heb je ook vragen en tussentijds en/of na afloop van een project wil je de effecten inzichtelijk maken: Wat is de beginsituatie? Welke aannames doen we en kloppen deze wel? Is het doel bereikt? In hoeverre is de doelgroep bereikt? Wat zijn de succesfactoren van het project? En wat zijn verbeterpunten? Bij een projectevaluatie houdt je het resultaat tegen het licht. Met deze informatie kun je het project en/of toekomstige projecten verbeteren. Vragen die je kunt stellen tijdens de verschillende fases van het project:
Beantwoord deze vragen binnen het projectteam, maar betrek ook andere partijen, zoals de doelgroep, samenwerkingspartners en andere stakeholders.
Click on the flag to read this article in English
In de blog Waarom evalueren geen administratieve afvinkoefening is schreef ik al dat je evalueren niet doet omdat het een verplichting is, maar omdat je er iets van leert. Het geeft je inzichten waar je iets mee kunt. Maar wat kun je dan met deze inzichten? In deze blog leg ik uit hoe je de inzichten die je verkrijgt door te monitoren en evalueren kunt inzetten. De resultaten van monitoren en evalueren kunnen worden gebruikt:
Wil je op een snelle manier kwantitatieve informatie verzamelen van een grote groep mensen? Dan kun je scheurkaartjes als onderzoeksmethode gebruiken. Het principe van scheurkaartjes werkt als volgt: Je geeft het publiek voor een voorstelling, tentoonstelling of andere activiteit een papiertje met een vraag/stelling erop. Door een scheurtje in het papiertje te maken geven zij aan het eens te zijn met de stelling of geven ze een cijfer op een schaal. Na de voorstelling, tentoonstelling of andere activiteit leveren ze het kaartje in bij de uitgang. Je kunt hierbij denken aan de filmbeoordelingen van IFFR.
Door gebruik te maken van scheurkaartjes kun je gemakkelijk en snel informatie van veel respondenten krijgen, waardoor je uitspraken kan doen over percentages en verhoudingen binnen de gehele onderzoeksgroep. Je hebt een hoge respons met scheurkaartjes omdat voor respondenten een kleine moeite is om na afloop van een voorstelling of tentoonstelling een kaartje in te scheuren. Daarbij blijven de respondenten ook anoniem.
Het werken met scheurkaartjes als onderzoeksmethode is geschikt als je een eerste reactie van de onderzoeksgroep wilt achterhalen. Je kunt ten slotte maar 1 of 2 vragen stellen. Ben je op zoek naar uitgebreidere informatie? Dan is het slimmer om te kiezen voor een vragenlijst. Wil je juist meer diepgaande informatie en achterliggende motivaties achterhalen? Dan is het houden van interviews wellicht een betere onderzoeksmethode.
Veel mensen hebben geen grip op het begrip onderzoek. Dit maakt evalueren tot een taak die alsmaar wordt uitgesteld en wat meer als een verplichting voelt dan een gelegenheid om van je project of activiteit te leren. Vaak zie ik dat mensen wel degelijk open staan voor onderzoek (en om er zelf mee aan de slag te gaan), maar dat het nog een ver van hun bed show is. Door hen meer te leren over wat onderzoek inhoudt, en hen te laten zien dat het niet altijd zo ingewikkeld is als het lijkt, worden zij er steeds enthousiaster over.
Een voorbeeld is de tweedaagse cursus die ik heb gegeven aan de medewerkers van de afdeling educatie van een (inter)nationaal museum. Afgelopen voorjaar ben ik bij hen langs geweest om hen te leren wat onderzoek inhoudt: Je volgt een aantal logische stappen die je inzicht verschaffen in je doelbereik. De volgende thema’s komen aan bod om een goed onderzoek op te zetten:
Vervolgens zijn zij zelf aan de slag gegaan met hun eigen onderzoeken, waarna ik in het begin van de zomer terug ben gegaan om aan de hand van hun eigen verzamelde data de vervolgstappen samen door te nemen.
Door hen aan de hand van voorbeelden uit de eigen praktijk te leren onderzoeken, zie ik dat ze enthousiaster zijn geworden over evalueren en hebben zij meer begrip gekregen van wat je allemaal kunt met onderzoek. Hierdoor denk ik dat ze vaker en gemakkelijker hun exposities en activiteiten zullen monitoren en evalueren.
Wil je liever samen met je hele team meer leren over onderzoek? Dan behoort een in-company training ook tot de mogelijkheden.
De meeste mensen denken bij evalueren alleen aan onderzoek dat achteraf gedaan wordt, nadat het project, programma of beleid al is uitgevoerd. Maar evalueren is op meerdere momenten in de beleidsvorming interessant. Je kunt zowel vooraf, tijdens of na invoering van beleid evalueren.
Ex ante onderzoek vindt plaats voorafgaand aan de invoering van beleid. Deze vorm van onderzoek speelt een rol bij de totstandkoming van beleid, aan het begin van de beleidsvorming. Vaak worden één of meerdere beleidsopties onderzocht op mogelijke impact/consequenties en op uitvoerbaarheid.
Door het van tevoren afwegen van beleidsalternatieven kunnen vragen beantwoord worden over bijvoorbeeld het verwachte doelbereik en de daarmee gepaard gaande kosten (en opbrengsten). Ex ante onderzoek is interessant omdat het als input kan dienen voor beslissingen over het in te voeren beleid.
Ex durante evaluatie onderzoek vindt plaats tijdens de uitvoering van het beleid, project of programma. Je voert deze vorm van onderzoek doen uit als je tussentijds wilt weten wat de voortgang is van een project, activiteit of beleidsprogramma. Zo kun je tijdig bijsturen waar nodig. Je onderzoekt dus de effecten van een beleid tot nu toe. Goede instrumenten voor tussentijdse evaluatie zijn monitoring en benchmarking.
Ex post evaluatie is de meest bekende vorm van evalueren. Je kiest voor ex post evaluatie onderzoek als je achteraf wilt weten over bijvoorbeeld de doelmatigheid, doeltreffendheid of legitimiteit van beleid. Het gaat hierbij vaak om de kwaliteit van het beleid die gemeten wordt op basis van een aantal criteria. Je verzamelt en analyseert gegevens (vaak op basis van wetenschappelijke methoden) om tot een oordeel over bestaand beleid te komen. Een goed instrument voor ex post evaluatie is een effectmeting.
Evalueren doe je niet om te evalueren. Je evalueert (tijdens en/of na afloop van een project) om iets te leren van je project, programma of activiteit. Vaak zien culturele instellingen het evalueren van hun activiteiten echter als een ding dat moet gebeuren, maar is de toegevoegde waarde ervan niet duidelijk. Evalueren is waardevol voor de interne organisatie, maar ook naar buiten toe (mits de goede vragen gesteld worden in de evaluatie). In dit blog geef ik een aantal redenen waarom evalueren meer is dan een administratieve afvinkoefening. Door te evalueren:
Hulp nodig bij evalueren? Ik kan je hierbij helpen!
Je start een project om iets te bereiken. Dan wil je na afloop weten of het is gelukt. Sterker: Gedurende het proces wil je weten of je richting je doel aan het bewegen bent en of je bij moet sturen.
Maar er zijn meer redenen waarom je de effecten van je project wilt meten. De effecten van het project geven je inzicht in je succes- en verbeterpunten en in je doelbereik.
De belangrijkste les die je van het inzicht in de effecten van een project kunt leren is of je het doel bereikt hebt. Heeft je project er daadwerkelijk voor gezorgd dat bijvoorbeeld je dichter bij het bereiken van de beleidsdoelen bent of dat leerlingen echt iets leren van het onderwijsproject? Als je op deze manier naar je resultaten kijkt, dan ben je aan het evalueren. Je houdt de resultaten tegen het licht en bekijkt of de doelen zijn bereikt. Heeft het project het beoogde effect geleverd?
Het inzicht in de effecten van je project geeft je essentiële informatie voor het nemen van beslissingen. Zo krijg je ten eerste inzicht in succesfactoren. Dit kunnen factoren zijn die al binnen de organisatie aanwezig waren en waarop gefocust moet worden. Of dit kunnen nieuwe dingen zijn die door het project aan het licht zijn gekomen en die doorgevoerd moeten worden. Ten tweede geven de resultaten van je project inzicht in verbeterpunten. Je kunt dan bijsturen waar nodig.
De leerpunten van het verkrijgen van inzicht in effecten van je project nog eens op een rijtje. Aan de hand van de gemeten effecten kun je:
Wil je informatie over het meetbaar maken van de effecten van je project? Lees dan ook eens deze blog.