In de eerder verschenen blog gaf ik tips om discipline-overstijgend samen te werken. Om zo’n samenwerking goed te laten verlopen moet je elkaar kennen en weten wat bij de ander speelt. De gemeente kan een kennismaking op verschillende manieren faciliteren om de samenwerking op gang te brengen. Ik noem er een paar:

Beursvloer

De gemeente kan een beursvloer organiseren, waar gehandeld wordt in diensten en goederen tussen ondernemers, maatschappelijke organisaties en verenigingen. Deals kunnen betrekking hebben op menskracht, kennis, toegang tot netwerken, materiaal, faciliteiten en creativiteit. Wat de één over heeft of graag wil bieden, is voor de ander zeer gewenst. Een beursvloer bevordert de contacten en samenwerking tussen het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties in de gemeente.

Speeddaten

Speeddaten is ook een manier voor netwerken, (verdere) kennismakingen en kennisuitwisseling. Tijdens een speeddate vinden er korte gesprekken plaats tussen verschillende organisaties in de gemeente. Door de opzet van de bijeenkomsten komen organisaties de elkaar (nog) niet kennen tot verrassende, inspirerende en leuke gesprekken en er ontstaat een leuke en speelse sfeer.

Marktplaats

Een marktplaats  geeft organisaties, verenigingen en ondernemers uit de gemeente de gelegenheid om hun producten, programma’s en activiteiten te presenteren. Bijvoorbeeld door echte marktkramen te gebruiken. Organisaties kunnen elkaar ontmoeten, maar ook het publiek kan kennismaken met het aanbod in de gemeente. Een marktplaats is een meer informele vorm van de beursvloer, die toegankelijk gemaakt kan worden voor een breder publiek.

Gezamenlijke brainstormsessie

Bij een gezamenlijke brainstormsessie komen verschillende partijen bij elkaar om samen ideeën uit te wisselen. Tijdens een brainstormsessie heeft iedereen een gelijkwaardige positie en kan iedereen vrijuit praten. Doordat verschillende partijen bij elkaar komen leren organisaties elkaar kennen en kunnen nieuwe ideeën ontstaan voor mogelijke samenwerkingen.

Eén van onze meest gelezen blogs gaat over de vragen die je moet stellen bij een procesevaluatie. Zo’n evaluatie is gericht op de manier waarop je werkt en samen (hebt) gewerkt. Maar bij de start van het project heb je ook vragen en tussentijds en/of na afloop van een project wil je de effecten inzichtelijk maken: Wat is de beginsituatie? Welke aannames doen we en kloppen deze wel? Is het doel bereikt? In hoeverre is de doelgroep bereikt? Wat zijn de succesfactoren van het project? En wat zijn verbeterpunten? Bij een projectevaluatie houdt je het resultaat tegen het licht. Met deze informatie kun je het project en/of toekomstige projecten verbeteren. Vragen die je kunt stellen tijdens de verschillende fases van het project:

Projectevaluatie fase 1: Bij de start van het project

• Hoe ziet de doelgroep eruit?
• Wat zijn de behoeften?
• Wat zijn actuele ontwikkelingen waar je op in wilt spelen?
• Wat zijn prioriteiten van stakeholders waar je rekening mee moet houden?
• Wat is de beginsituatie?
• Wat is de gewenste situatie en welke doelen vloeien hieruit voort?
• Wat zijn leerpunten van vorige projecten?
• Welk probleem wil je oplossen met het project?
• Hoe doe je dat het beste?/Wat is het meest geschikte instrument?
• Wat zijn de kansen/mogelijkheden, bedreigingen, sterktes en zwaktes? (SWOT)

 Projectevaluatie fase 2: Tussentijds

• Wat is je doelbereik vergeleken met de beginsituatie? (onderzocht bij de start van
• de regeling)
• Welke effecten heeft het project tot nu toe?
• Welke aanpassingen moet je doen om je doelen beter te bereiken?
• Wat heb je tot nu toe geleerd van het project en waar kun je dat toepassen?

 Projectevaluatie fase 3: Na afloop van het project

• Wat is je doelbereik vergeleken met de beginsituatie en halverwege het project?
• Welke effecten heeft het project?
• Wat zijn succesfactoren van het project?
• Wat heb je geleerd van het project (verbeterpunten) en waar kun je dat toepassen?

Beantwoord deze vragen binnen het projectteam, maar betrek ook andere partijen, zoals de doelgroep, samenwerkingspartners en andere stakeholders.

Click on the flag to read this article in English

In de blog Waarom evalueren geen administratieve afvinkoefening is schreef ik al dat je evalueren niet doet omdat het een verplichting is, maar omdat je er iets van leert. Het geeft je inzichten waar je iets mee kunt. Maar wat kun je dan met deze inzichten? In deze blog leg ik uit hoe je de inzichten die je verkrijgt door te monitoren en evalueren kunt inzetten. De resultaten van monitoren en evalueren kunnen worden gebruikt:

• Om de legitimiteit van je project, programma of activiteit aan te tonen. Door te monitoren en evalueren krijg je inzicht in de effecten van je project of programma. Met deze effecten kun je aantonen waarom jouw project of programma belangrijk is en dus de legitimiteit aantonen. Dit is belangrijk om zowel intern als extern draagvlak te creëren voor je project.
• Ter verantwoording van het project, programma of activiteit. Subsidieverstrekkers willen graag weten wat wordt gerealiseerd met het geld dat zij hebben verstrekt. Zij willen weten wat je bereikt en bijdraagt aan het gezamenlijke doel. De resultaten van monitoring en evalueren geven je de informatie in handen waarmee je kunt verantwoorden naar de gemeente of andere subsidieverstrekker.
• Ter verbetering van het project, programma of activiteit. Evalueren kun je ook doen om zelf te leren van je project, programma of activiteit. Je wilt dan tijdens het proces weten of je richting je doel aan het bewegen bent en of je bij moet sturen. Daarnaast krijg je door te monitoren en evalueren inzicht in je succes- en verbeterpunten. Hiermee kun je het huidige project verbeteren en/of de leerpunten meenemen naar een volgend project.
• Om besluitvorming te voeden. Monitoring en evaluatie geeft je essentiële informatie voor het nemen van beslissingen op een weloverwogen manier. Eerder genoemde succesfactoren kunnen factoren zijn die al binnen de organisatie aanwezig waren en waarop gefocust moet worden. Of dit kunnen nieuwe dingen zijn die door het project aan het licht zijn gekomen en die doorgevoerd moeten worden. Ten tweede geven de resultaten van je project inzicht in verbeterpunten. Je kunt dan bijsturen waar nodig.

Gemeenten werken steeds vaker samen met kunstenaars of culturele ondernemers om culturele initiatieven op te zetten om maatschappelijke en sociale doelen die de gemeente heeft te bereiken. Zo’n samenwerking kan mooie initiatieven voortbrengen, maar verloopt (nog) niet altijd even vlekkeloos. Een aantal dingen waar je als gemeente (en als kunstenaar) rekening mee moet houden tijdens een samenwerking:

• Heldere doelen. Gemeenten zetten culturele activiteiten op vanuit een maatschappelijk en sociaal oogpunt, terwijl kunstenaars vaak vanuit een meer artistiek perspectief werken. Bij een samenwerking tussen de gemeente en een kunstenaar is het daarom belangrijk dat voor beide partijen de doelen van het project helder zijn. Wil je met het project sociale cohesie in de buurt bevorderen? Of is je doel om mensen kunst te laten beoefenen en creatief bezig te laten zijn? Of misschien wel allebei? Zorg dat beide partijen dezelfde doelen voor ogen hebben en dat deze doelen helder geformuleerd zijn.

• Goede afspraken. Omdat bij een samenwerking tussen de gemeente en een kunstenaar twee verschillende organisaties bij elkaar komen is het belangrijk dat er een goede afspraken worden gemaakt, die duidelijk aangeven wie waar verantwoordelijk voor is en die het proces structureel in de gaten houden. Als zulke afspraken ontbreken is het voor beide partijen niet duidelijk waar de verantwoordelijkheid ligt en loop je het risico dat je project strandt.

• Balans tussen autonomie van kunstenaar en sociale context. Het is het belangrijk om bij het formuleren van de doelen en het uitvoeren van het project een balans te vinden tussen de kunstenaar die zijn kunst wil delen met de wereld en de sociaal-maatschappelijke context waarin de gemeente het project wil uitvoeren.

• Concessies van beide partijen. Aansluitend op het vinden van een balans tussen autonomie van de kunstenaar en sociale context zullen beide partijen concessies moeten doen. In de praktijk blijkt (nog) vaak dat deze concessies vooral aan de kant van de kunstenaar plaatsvinden. Bij het aangaan van zo’n samenwerking moet een kunstenaar bereid zijn om zijn/haar kunst in een sociaal-maatschappelijk context te plaatsen. De gemeente moet daarentegen ook openstaan voor de creatieve blik van de kunstenaar.

Science centra en wetenschapsmusea willen met hun activiteiten de houding van bezoekers positief beïnvloeden. Het doel bij activiteiten voor scholen is om leerlingen te enthousiasmeren, interesseren en hun kennis te laten vergroten over wetenschap en techniek. Er zijn factoren die invloed hebben op de houding van leerlingen tegenover wetenschap en techniek, maar die vaak (nog) niet meegenomen worden door wetenschapsmusea. Door rekening te houden met deze factoren kunnen musea hun doel effectiever bereiken. De factoren die een rol spelen:

Familie

Uit het onderzoek van Justin Dillon over aspiraties in wetenschap & techniek (2013) blijkt dat families de grootste invloed hebben op de houding van leerlingen t.o.v. wetenschap en techniek. De interesse om later een baan te krijgen in de wetenschap & techniek is sterk verbonden met hoeveel ‘science capital’ een familie heeft. ‘Science capital’ zijn wetenschap gerelateerde eigenschappen, zoals functies binnen, kennis over, interesses in en sociale contacten binnen wetenschap & techniek. Het is dus van belang om ook volwassenen te interesseren voor wetenschap en techniek.

Imago van wetenschap en techniek

Wetenschap en techniek wordt door jongeren vaak gezien als iets voor hele slimme mensen. Dit imago wordt gevoed door wat kinderen op tv en social media voorbij zien komen. Ook lesprogramma’s op school helpen hier niet bij. Hoe vaak zie je dat bij videomateriaal een animatie wordt gebruikt van een ‘wijs’, Einstein-achtig figuur om de lesstof uit te leggen? Hierdoor vinden leerlingen wetenschap als snel ‘niets voor hen’, ook al vinden ze de inhoud misschien wel interessant. Meisjes kiezen bij voorbaat al minder vaak voor een carrière  in wetenschap en techniek, omdat het wordt gezien als iets mannelijks. Ook al zijn zij in de eerste instantie wel geïnteresseerd in wetenschapsvakken op school. Science centra en musea kunnen hun activiteiten zo vormgeven dat wetenschap ‘voor iedereen’ is en daarmee het imago veranderen.

Onbekendheid met wetenschap & techniek

Veel jongeren zijn niet bekend met de diverse mogelijkheden die een baan binnen W&T biedt. Ze hebben weinig beleving over wat voor banen er allemaal zijn en waar wetenschap & techniek voor hen naartoe kan leiden. Reden hiervoor is onder andere de manier waarop wetenschap en techniek op school als vakken worden gegeven. Deze schoolvakken geven W&T op een oppervlakkige en ‘smalle’ manier weer. Science centra en scholen dienen samen te werken om een breder lesprogramma te maken dat een completer beeld geeft over wetenschap en techniek.

Wat bereik jij met de subsidie die je hebt gekregen? Subsidieverstrekkers willen graag weten wat wordt gerealiseerd met het geld dat zij hebben verstrekt. Er is veel discussie over hoe en wat hierover teruggekoppeld wordt naar de subsidieverstrekker en het verschilt dan ook sterk per gemeente of fonds hoe erover gerapporteerd moet worden. Sommigen willen weten wat je doet. Anderen willen weten wat je bereikt en bijdraagt aan het  gezamenlijke doel.

Een voorbeeld van het aan tonen van wat je bereikt en bijdraagt aan het gezamenlijke doel is Natuurmuseum Brabant. Zij vertellen bij hun verantwoording iets over wat ze bereiken door hun manier van werken. En dan gaat het niet over het aantal bezoekers of het aantal leerlingen dat met school deelneemt aan een activiteit, maar over wat zo’n activiteit met school te weeg brengt bij de leerlingen.

Natuurmuseum Brabant heeft meegedaan aan een gezamenlijke benchmark vanuit de VSC waar natuurmusea, wetenschapscentra en techniekmusea samen met mij een meetinstrument hebben samengesteld. Hiermee worden de kwaliteit van binnenschoolse projecten en de effecten ervan bij de leerlingen gemeten. De deelnemende musea hebben aangegeven wat in hun vakgebied zorgt voor kwaliteit en welke doelen zij willen bereiken. Op basis van deze input heb ik een meetinstrument gemaakt, waarmee de deelnemende musea data hebben verzameld.

De analyses van de data worden veelzijdig ingezet. Natuurmuseum Brabant heeft hun analyse gebruikt bij de verantwoording naar de gemeente, maar ook om de activiteiten verder te verbeteren om nog beter hun doelen te bereiken: bezoekers en leerlingen leren over de natuur, interesseren voor de natuur, verwondering op te wekken en zelfs waardering voor de natuur te weeg brengen.

Kun jij aantonen wat je bereikt met je activiteiten?

Ik zie steeds vaker de wens vanuit gemeenten dat zij willen dat verschillende organisaties binnen de gemeente samen gaan werken (discipline-overstijgend). Denk aan sportverenigingen en scholen, culturele organisaties en welzijnsorganisaties, de verenigingen onderling en allerlei andere combinaties. Heel logisch omdat zij allen bijdragen aan doelen van de gemeente. Maar samenwerken omdat de gemeente vindt dat het moet, werkt helaas niet. Maar wat werkt wel?

1. Een gezamenlijk doel: Samenwerken werkt alleen als je samen een gezamenlijk doel hebt en daaraan samen werkt. Dit kan bijvoorbeeld het werven van meer leden zijn als sport en culturele verenigingen samen gaan werken, of kinderen kennis laten maken met een bepaalde sport als het gaat om scholen en sportverenigingen, of jongeren iets bieden middels een filmproject als het gaat om welzijnswerk en culturele organisaties.
2. Je moet elkaar kennen en weten wat bij de ander speelt. Er zijn veel manieren om kennis te maken. Denk hierbij aan een beursvloer, een vuurkorfsessie, speeddaten, marktplaats of een gezamenlijke brainstormsessie. Voor meer uitleg hierover, kun je binnenkort mijn blog ‘Manieren om elkaar te ontmoeten’ lezen.
3. Samenwerken door te doen: Ten slotte moet je het gewoon doen als je een gezamenlijk probleem gaat oplossen of samen een gezamenlijk doel hebt. Als je eenmaal een keer samengewerkt hebt, ken je elkaar en zoek je elkaar de volgende keer gemakkelijker op. Mocht je wel willen samenwerken, maar nog geen gezamenlijk doel hebben, kun je ook samenwerken door medewerkers van plek te laten ruilen, bijvoorbeeld een dag per week voor een paar maanden.

Wat kan de gemeente doen om discipline-overstijgend samenwerking op gang te brengen? De gemeente kan de samenwerking wel faciliteren door bijvoorbeeld een beursvloer te organiseren waarop de verschillende partijen elkaar leren kennen en gezamenlijke problemen en doelen kunnen formuleren. Maar ook door een budget beschikbaar te stellen voor bijvoorbeeld gezamenlijk publiciteit, gezamenlijke materialen of een gezamenlijk evenement.

Een leuk voorbeeld van samenwerkende verenigingen vanuit verschillende disciplines (sport en cultuur) is Symphonica in sporto in de gemeente Vlieringsbeek-Groeningen.

Mede door de bezuinigingen worden culturele instellingen gedwongen om te veranderen. Om te overleven moet de huidige organisatiestructuur worden herzien en moeten de instellingen hun activiteiten meer afstemmen op hun omgeving. Graag geef ik in deze blog tips uit de praktijk over hoe je als culturele instelling makkelijker staande kunt houden in deze veranderende tijd en je gerichter kunt werken en jouw doelen kunt bereiken. Kijk wat van toepassing is:

1. Als culturele instelling is het belangrijk om naar buiten te treden, onderdeel uit te maken van de samenleving. Dit kan door actief te zijn op scholen, in de wijk en door je te profileren als middelpunt binnen de gemeente.
2. Stel je eigen doelen. Wat wil je als organisatie bereiken? Hoe ga je dat doen? Houd hierbij rekening met je vertrekpunt. Waar sta je nu? Laat je niet beperken in het stellen van je doelen.
3. Werk samen met verschillende partijen in je gemeente/regio, zoals scholen, verenigingen, bedrijven, andere culturele instellingen. Zoek partners waar je overeenkomstige doelen mee hebt waar je samen aan kunt werken. Dit kunnen ook partners zijn buiten de culturele sector, zoals sportorganisaties, bedrijven of welzijnswerk.
4. Ben overal zichtbaar. Profileer je als culturele instelling op allerlei evenementen binnen de gemeente of regio. Werk daarbij samen met verschillende partijen door kunst & cultuur als verbinding te zien.
5. Stimuleer verschillende competenties. Bij een muziekschool bijvoorbeeld creativiteit bij de cursisten i.p.v. alleen een muziekinstrument te leren spelen.
6. Verantwoord je als instelling op een andere manier: Neem niet meer het aantal cursisten als indicator voor succes, maar het effect van je activiteit, bijvoorbeeld dat je ouderen hebt geactiveerd of kinderen hebt geënthousiasmeerd.
7. Ga vraaggericht te werk in plaats van aanbodgericht. Hierdoor speel je als culturele instelling in op de behoefte van het publiek en je gemeenschap.
8. Doe je projecten voor en met het publiek. Zorg voor interactie met de doelgroep.
9. Biedt verschillende soorten activiteiten (kijken, doen, discussiëren, luisteren, beleven) aan voor verschillende doelgroepen (families, schoolklassen, liefhebbers die verdieping zoeken, bezoekers die vooral plezier willen hebben).
10. Weet wie je doelgroepen zijn en wat hun behoeften zijn. Ken ze en geef ze een persona waardoor het meer gaat leven.
11. Spreek de taal van het publiek. Stem de inhoud van je boodschap af op je doelgroep
12. Zorg dat je project, activiteit of programma relevant is. Op deze manier trek je publiek en voelen mensen zich betrokken.

Wil je meer weten over hoe je dit als culturele organisatie aan moet pakken? Neem dan vrijblijvend contact op!

Het stellen van doelen leidt tot succes. Maar waarom is dat zo? Doelen:

1. Zetten je in beweging. Doelen geven aan welke stappen je moet zetten. Zonder doelen, weet je niet waar je naartoe gaat, je kan dus alle kanten op gaan. Heb je je doel bepaald, dan kun je daar gericht/bewust naar toe bewegen. Doelen zijn de brandstof die ervoor zorgen dat je in beweging blijft.

2. Geven je visie voor de lange termijn. Het stellen van doelen geeft je duidelijkheid over wat je uiteindelijk wilt. Het zorgt ervoor dat je de tijd, energie en inspanningen investeert in de dingen die echt belangrijk zijn voor de organisatie.

3. Zorgen voor focus. Ze geven je een centraal punt om je aandacht op te richten. Een doel kun je zien als een trechter die je aandacht volledig op het te bereiken eindpunt richt.

4. Zorgen voor motivatie. Je doelen geven weer waar je als organisatie echt naartoe wilt. Het zijn pijlers die je motiveren. Als er momenten zijn wanneer werknemers hun motivatie verliezen, dan is het verstandig om ze te wijzen op de doelen. Het geeft een kick als je iets graag wilt en dingen in de juiste richting bewegen.

5. Helpen je organiseren en prioriteiten te bepalen. Doelen geven richting, waardoor je bezig bent met activiteiten die je verder helpen om het doel te bereiken en waardoor je activiteiten die geen rol spelen kan laten liggen.

6. Helpen je om je capaciteiten beter te benutten. Je gaat je kennis en vaardigheden beter benutten omdat je gericht ergens mee bezig bent.

7. Zorgen ervoor dat je verantwoording neemt. Je wordt nu verplicht om actie te ondernemen. Het instellen van een specifiek doel geeft je duidelijkheid over de vraag hoe je werk invulling wilt geven.

8. Helpen je het maximale uit je te halen, je zelfvertrouwen groeit. Je gaat je tijd beter benutten, je gaat bij alles nadenken of je het wel of niet moet doen, je gaat meer nee zeggen tegen klussen en werkzaamheden die niet in het teken van je doel staan.

Zet de SFP (Self Fulfilling Prophecy) in werking. Wanneer je het einddoel zo helder mogelijk visualiseert dan pikt je brein dat op en gaat het herkennen als de waarheid.

Meer informatie over het formuleren van doelen: lees mijn blogs over PIARDRSM, SMART, RUMBA en PRISMA.

Ik heb dit onder andere gedaan bij de gemeente Middelburg.

Als organisatie wil je voortdurend zicht hebben op je doelbereik. Om dit inzicht te verkrijgen wil je als het ware een TomTom-systeem dat jouw organisatie de weg wijst. Je voert in waar je over een paar jaar wilt zijn en het systeem helpt je dit te bereiken.

Hiervoor moet je indicatoren vaststellen die informatie geven over je doelbereik. Een deel van deze indicatoren zouden kunnen bestaan uit meetbare items die automatisch worden gegenereerd. Ook indicatoren die moeilijker te meten zijn, zoals, zoals positieve bedrijfscultuur, verandering van houding van leerlingen en een betere samenwerking kunnen in dit monitorsysteem opgenomen worden.

Door dit monitoring systeem verzamel je meer gestructureerd informatie die je inzicht geeft of je de goede kant op gaat, net als een TomTom. Zit je op de juiste koers of moet je bijsturen? Komt het doel dichterbij?

Omdat je via dit monitoring systeem regelmatig feedback krijg over het bereik van je (sub)doelen, kun je gemakkelijk doelen en activiteiten voor de komende periode formuleren. Zo kom je stapje voor stapje dichter bij jouw stip op de horizon.

Wil je ook zo'n tomtom voor jouw organisatie, programma of project? Dat kan. Belangrijk hiervoor is het bepalen van de juiste indicatoren die vast stellen of je al dichter bij je stip op de horizon komt.

Ik deel graag mijn kennis en heb daarom een e-book geschreven: Tom Tom voor onderzoek. Je kunt mijn e-book downloaden door je in te schrijven voor de nieuwsbrief op de homepage.