Bij sommige organisaties is evalueren heel gewoon, anderen doen er niet aan. Dat kan om verschillende redenen zijn, zoals het spannend vinden om kritiek te krijgen, het ingewikkeld vinden of het te veel werk/gedoe te vinden. Wat zijn dan zes slimme stappen om het evalueren van projecten in te voeren?
- Overtuig
Overtuig je directe collega’s van de meerwaarde van evalueren: leren van je ervaringen. In mijn blog Evalueren om je project te verbeteren [link] staan argumenten die je kunt gebruiken om je collega’s te overtuigen.
Vraag hen waarom ze het niet (willen) doen en probeer deze drempels weg te nemen. Als ze het te ingewikkeld vinden, begin je met een laagdrempelige interne procesevaluatie (zie stap 3). Als ze bang zijn kritiek te krijgen, let je er op dat de evaluatie gericht is op leren en niet op fouten analyseren en schuldigen aanwijzen (zie stap 4).
- Begin
Maak gebruik van de eerste volgende gelegenheid die zich voor doet en evalueer. Iets wordt een gewoonte als je er mee begint en het blijft doen.
- Houd het in het begin eenvoudig
Als je collega’s nog moeten wennen aan evalueren, houd het dan eenvoudig. Dat kan door iedereen in het projectteam een top (wat ging goed) en een tip (wat kon beter) te laten benoemen. Later kun je je evaluaties structureren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de vragen in mijn blog: Welke vragen stel je bij een procesevaluatie? [link]. Bedenk je bij zo’n procesevaluatie wie er betrokken waren bij het project en wie je dus wilt betrekken bij de evaluatie. Op een gegeven moment wil je ook inzicht in het effect van je project om te leren hoe je meer effect kunt halen. Maar laat eerst iedereen wennen aan evalueren en leren van het project.
- Houd het positief en opbouwend
Een evaluatie is bedoeld om te leren van je ervaringen. Richt je daar dus ook op. Kijk naar wat er goed ging (mensen leren meer van successen dan van fouten) en bedenk bij dingen die niet goed gingen vooral hoe het de volgende keer beter kan. Blijf niet hangen in foutanalyses en beschuldigingen. Daar wordt niemand vrolijk van en, belangrijker, daar leert niemand van.
- Maak iemand verantwoordelijk
Evalueren gebeurt niet vanzelf. Iemand moet het organiseren, al is het maar een gesprek. De evaluatie kan een vast onderdeel van een project zijn en ligt het dus bij de projectleider. Maar ik kan me voorstellen dat er in het begin iemand de projectleiders helpt bij het evalueren, zodat het gemakkelijker gaat
- Onderneem actie n.a.v. de evaluatie
Laat zien waarom jullie geëvalueerd hebben en dat het nut heeft. Ga aan de slag met de genoemde verbeterpunten. Voer de gemakkelijke punten meteen door in lopende projecten, zodat je meteen profijt hebt van je evaluatie.
Als mensen zien dat je wat doet met hun input, zullen ze de volgende keer weer mee willen denken. En als ze zien dat het werkt, wordt evalueren een gewoonte.
