Welke vragen stel je bij een procesevaluatie?

Van evalueren kun je leren. Wat je leert is afhankelijk van wat je evalueert. Een aantal mogelijke leerpunten zijn:

• je kennis over het project;
• het effect van het project;
• het bereik van je doelgroep;
• de succesfactoren;
• je kennis over de verbeterpunten;
• je projectteam en de samenwerking.

Een procesevaluatie gericht is op de manier waarop je werkt en samenwerkt. Van een procesevaluatie profiteer je dus bij alle volgende projecten, maar ook bij doorlopende processen.

Wacht dus niet tot het project is afgelopen met nadenken over evalueren. Plan bij voorkeur al bij de opzet van je project een evaluatie. Op welke momenten wil je evalueren? En wat wil je dan weten. Zijn er bepaalde mijlpalen in het project waarop het slim is om te reflecteren op het verloop van het project? Als je hier bij aanvang over nadenkt, wordt het gemakkelijker deze na afloop te beantwoorden.

Over de verschillende fasen van het proces, kun je de volgende vragen stellen.

De start

• Hoe was de beginsituatie?
• Was het project goed gepland? Ben je binnen planning gebleven?
• Waren voldoende middelen aanwezig? Financiële middelen, maar denk ook aan andere middelen, zoals communicatiemiddelen, kennis en ervaring.
• Waren de juiste personen/partijen tijdig bij het project betrokken?

Het verloop

• Hoe verliep het proces? Was er voor de juiste aanpak gekozen? Wat ging er goed? Wat kon er beter?
• Hoe verliep de communicatie? Intern en extern.
• Kon iedereen zijn afspraken nakomen?
• Waren er onverwachte gebeurtenissen? Hoe is hiermee omgegaan? Wat kun je de volgende keer doen om dit te voorkomen? Kun je het beter aan zien komen?
• Wat heb je nodig om het volgende keer beter te doen?

Het resultaat

• Heb je het gewenste resultaat gehaald?
• Is het gewenste resultaat/product bruikbaar?
• Heb je de kwaliteit geleverd die je wilt leveren?
• Ben je tevreden?

Beantwoord deze evaluatievragen samen met het projectteam en zo nodig met externe partijen. Concentreer je niet op wat er niet goed ging, maar op wat er wel goed ging. Mensen leren namelijk meer van successen dan van fouten.